在会议召开前要充分的了解所租赁的会议场馆的实际使用情况，并对其功能区域进行划分，这样才能不致使用空间造成浪费，同时把这些区域的功能发挥到最大，让会议的举办更加圆满。
举办会议活动时，主办方很大的一项支出就是会议场馆的租赁。因此在会议召开前就要充分的了解所租赁的会议场馆的实际使用情况，并对其功能区域进行划分，这样才能不致使用空间造成浪费，同时把这些区域的功能发挥到最大，让会议的举办更加圆满。
会议场馆的功能区域一般常见的有：报到处(签到处)、会间茶歇区、衣帽存放间、视听设备控制室、同步传译室、嘉宾休息室等。
但是并不是每个会场都会有以上所有的功能区，特别是大型展馆可能具备休息区、VIP室，但并不具备衣帽存放间。所以主办方也可以根据会议的实际需要来确定功能区域的设置。
1.会场签到处
(1)会议开始时为报到处，会中可设置成为会间茶歇区域。
(2)签到处设置会场入口处。
(3)签到处要有背景醒目标注会议名称，鲜花，简单大方。
(4)配有签到簿、名片盘、会议资料、嘉宾胸花、抽奖箱等。
2.会议茶歇区域
(1)茶歇区域不简单是会间休息，更是为与会者提供相互交流的机会。
(2)一般的茶点有：咖啡、茶(或茶包)、纯净水、方糖(或糖包)、杯奶、果汁饮料、各类小点心、去皮或核的水果。
(3)注意配备负责的服务员。
3.衣帽存放间
衣帽存储间比较适合小型会议使用，是为了使参会者轻松参会而设置的。衣帽存放间应配有足够多的衣帽架，并有足够多且便于识别的标牌，有专人负责。同时要提醒参会者在寄存衣帽前将贵重物品取出，以防丢失。
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