下面是介绍会议接待的一些大概的流程。
一、会议接待的前期准备工作
1、首先做好与会议举办方的接洽工作，与会务组负责人确定会议日期、参会人数、会议室要求(是否需要以及需要什么标准的LED屏，是否需要以及
需要多大的舞台，会场整体摆放形式，是否需要灯光配合等)、会议名称、会议所用酒水的标准、以及会务组到达具体时间(班次或车次)、会务组的酒店安排标
准、用餐标准、并且确定领导的具体安排标准。按照会议举办方的要求协议商定每一环节所用的费用(会议室租赁费、led使用费、接送机车辆使用费、住宿费以
及用餐费等杂费)
2、按照上述要求、预订会议室、酒店、接机车队，与各个环节的负责人确定好时间，要求，以及结账方式和日期(与酒店确定好会议室的使用日期，以
及具体的标准，反复进行接洽，以备零误差，与酒店确定客房数量、标准、特殊要求等，并且与酒店确定会议室、客房及用餐结账方式)。
3、做好一切前期的准备工作后，把具体的情况反馈给会议举办方，并且做到“再次接洽”以弥补漏洞。再次确定接机时间，并且把所预定好的酒店名称、地址、乘车路线、酒店附近的站牌、医院、银行等。
5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、学习资料袋，包括：笔记本、笔、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品礼品、座签牌)。
二、 会议报到前准备工作
1、在会务组到来之前，联系酒店具体负责人，保证所预订房间能够正常入住，酒水以及果盘按要求提前安排妥当，并且把酒店的具体设施地标表示(如会议室、餐厅等关键场所的具体位置)。
3、相关会议使用设备的准备情况(如会议室场地布置、灯光音响等)。
三、 会议期间的工作
1、会议期间，首要任务是配合会议组，保证会议正常进行。
四、 会议期间注意问题
1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。
2、会务组所用的书面文件需保存完好。
3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。
4、. 各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。
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