作为会议接待型企业，米廷会展集团经常负责为会议活动主办方提供培训会、答谢会、产品发布会、企业年会等等各类型的会议执行服务，在活动执行中，我们经常会发现，同样性质的会议，有的效果非常好，听众的反应极其热烈，结果可谓圆满。也有些活动却气氛压抑、衔接不顺畅，最终草草的应付收场。
2013年会中哈尔滨米廷刘洪涛总经理在做精彩互动演讲
造成上述现象的原因其实很简单，就是由于会议主办方没有预先了解参会嘉宾的文化背景、共同喜好等，单纯的只是为了组织会议而组织会议，未能在会议流程中考虑人性化需求，会议过程中难以有效互动，这样的会议必然是失败的，那么到底该如何制定科学合理的会议流程，让每一场会议都能做到圆满效果呢?
其实方法很简单，只要我们有耐心，提前用心了解、统计、总结所有参会嘉宾的共性，并根据其共性分析出此类嘉宾的文化背景、兴趣爱好等条件，便可以根据分析结果合理的安排会议流程，增减相关项目类型，从而保证每一场会议的最终成功举行了。总体上讲，任何一次会议活动的举办都是有目标人群的，所有的受邀嘉宾也都在年龄、职业、文化层次、生活环境、收入水平等某些方面具有相似性，我们只需要根据这些数据，认真分析，很轻松的就可以掌握参会嘉宾中大多数人的多个共性需求。
根据我们的经验总结，常用的需求可以分为三个类型：
首先，一丝不苟型：此类嘉宾多数从事行政类、研究类工作，亦或是普遍年长者。文化修养较好、对细节要求较高、特别容易苛求某一件微小事物的完美。针对此类嘉宾举办的会议，一定要注意会议流程的合理性和环节衔接的顺畅性，针对会议资料、领导讲话稿等文字内容的编订，要做到100%正确。
其次，热情奔放型：此类嘉宾大多来自于保险、金融销售、企业公关、市场运营等行业或岗位，由于日常的工作性质已经养成了阳光、开朗、思维敏捷的特点，加之大多数年龄结余青年和中年阶段，所以，生活的比较有激情，在针对此类嘉宾为多数的会议流程制定时，需要尽量多的设置互动话题、鼓励争论、让每一位参会人员都能够有充分的存在感，是保证此类活动圆满成功的必要条件。
第三，耐心倾听型：此类嘉宾一般不太善于现场互动，他们往往喜欢将所听到的内容经过认真梳理之后，在针对某些疑点和不明白的地方进行探讨，所以，在安排此类人员居多的会议活动中，除了保证所有主讲嘉宾有效发言的前提之外，最好能在会中或者会后安排相应的专门性的讨论回顾环节，便于巩固会议精神。