一、会议资料准备须知
1、会议资料准备的时候，需要注意区分好参会人员的角色，并按照参会人员角色分别准备。
2、注意不要杂乱，就算是会议资料太多，也要耐心整理好，然后装订成册、编号编码，尽量减少参会人员的阅读难度。
3、有时候可能主办方会向参会者发放会议纪念品等，应当与会议资料一起准备好并一同发放，以免出现遗漏或者因为多人领取而出现混乱的情况出现。
二、会议通知须知
1、电话口头通知：通过电话通知参会人员的时候，必须要在下通知的时候做好记录，包括了通话时间，被通知者的姓名等，以方便及时的查阅。
2、书面通知：书面通知的格式需要简要的说明会议议程、参会人数、会议时间还有会议地点等。
三、会议议程安排须知
1、明确会议的目的，会议的开启必须先为其标明一个目的主题，并且提前通知所有需要出席的人员，告知其准备好参会资料，这样才能保证大家有话说，该说些什么，从而促进了会议效果。
2、计算会议的成本，会议成本决定了会议价值，其中包括了人力成本、时间成本、资金成本，会议时间的把控，资金成本的预算，对于会议主办方来说都要有一个严格而明确的目标。
3、避免参会者的不满，明确会议目标之后，管理者需要确定合适的开会时间。所谓合适的时间，不仅仅是针对举办者合适，而且对于每一位参与者来说，时间也都应是合适的。以免因为时间的冲突而造成与会人员产生情绪上的不快。
四、会议场地布置须知
1、会场的整体格局，确定会场形式。不同的会场形式取决于会议内容、会场的大小和形状、与会人数的多少等因素。
2、摆放花卉，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。
3、确定参会人数、人员，打印座次牌，准备签字笔、笔记本等物品（每人一套）.
4、准备多媒体设备，完成调试工作。