在公关活动代理市场竞争日益严峻的今天，硬件设施方面各代理公司均可满足活动需求，各代理公司纷纷打出软性服务的王牌，那么，活动过程中的软性服务体现在哪些方面呢？在这些环节中，我们需要掌握哪些信息呢？今天我们就从活动中的接待环节简单的谈一谈。
在公关活动代理市场竞争日益严峻的今天，硬件设施方面各代理公司均可满足活动需求，各代理公司纷纷打出软性服务的王牌，那么，活动过程中的软性服务体现在哪些方面呢？在这些环节中，我们需要掌握哪些信息呢？今天我们就从活动中的接待环节简单的谈一谈。
四：特殊嘉宾接待车辆安排方式
1：特殊嘉宾人数有多少？
2：他们的正确职务是什么？
3：抵达时间表是否精准？
4：是否有陪同人员？陪同人员的联系方式？
5：入住什么酒店？入住时间和离开时间？
6：他们的级别是否有差别？他们是否可以乘坐相同档次的车辆？
7：活动当天他们的行程安排，是征求本人还是征求陪同人员的意见？他们是否观看场地或参加彩排？
8：他们由谁接待？活动期间是否有其他会议、用餐安排？
9：特殊嘉宾的活动物料准备：流程、讲话稿、温馨提示卡等
五：当嘉宾到达酒店：
1：确保嘉宾进入酒店后，第一时间看到接待人员和接待指示系统
2：与接站人员提前沟通，预知每批嘉宾人数，保障充足的接待力
3：与酒店沟通，提前拿到所有嘉宾入住房卡，节省嘉宾登记时间
4：为嘉宾准备临时休息区
5：如果嘉宾直接进入会场，准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌
6：应急预案：
因交通、天气原因突然导致同一批次嘉宾人数剧增
六：嘉宾入住登记时应了解什么？
1：活动日程、活动流程安排
2：活动所需佩戴证件及使用要求
3：活动场地入口、出口、卫生间位置及数量等信息
4：何时可以离开？离开时机票领取的时间和方式
5：来程时的费用报销方式、时间、地点、报销人是谁？
6：离开时是否有接待车送行？
7：用餐时间、地点？用餐凭证？
8：是否存在个人宗教信仰？是否有少数民族特殊需求？
七：当嘉宾进入酒店房间时：
1：准备欢迎卡、流程卡、路书等
2：接待人员的联系方式及紧急联系电话，紧急联系人
3：是否需要提前清空房间内的收费物品、是否关闭酒店的迷你吧？特殊嘉宾是否具有签单权？
4：房间内是否需要准备鲜花及水果？
5：房间内应准备当地旅游手册及地图
通过以上各环节的注意事项及突发情况的处理，相信各位对接待环节已经有了一个简单的初步认识，当然，各种类型的活动性质不同，接待方式有所不同，故以上内容仅供参考。
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