策划执行活动时，执行公司除提供会议服务，同时也需要根据客户的要求提供各种硬件设备，这样的硬件设备，除了我们自己库房有的以外，多数都会涉及到租赁。例如:灯光音响、启动球、LED大屏、多媒体设备、同声传译设备等等。
活动开始之前， 在给客户提供设备租赁时，除了常规的数量，单价，天数，使用地点等需要提前跟客户进行沟通外，细节上的沟通更重要，提供设备租赁客户会有一些要求，在根据客户的要求将设备运输到现场进行搭建后，客户会进行验收，对于设备的新旧、品牌、使用状况也会有所建议。
关于设备租赁的一些注意事项：
1、 了解所租用设备的使用状况
多数租用的设备并非新设备，使用过程中难免出现磨损或损坏，我们在租赁前一定要对设备的具体情况详细了解。在协议中要标清楚设备的新旧程度，是否有磨损，协议条款要详细阅读，提前进行设备调试，并核对协议条款，避免归还设备时出现说不清的麻烦。
2、 租赁设备的费用及结算方式
弄清楚设备租赁计算方式，是整体计算，还是分项计算，超出预计时间如何计算，磨损或者故障如何计算。这些均需在协议中体现，越详细越好。
3、 设备运输
设备在租赁时需要运输到现场，是由哪方负责运输，费用如何计算。安装和拆卸的人工费用如何计算。
4、 出现故障造成的损失如何承担
租赁设备前一定要确保设备可以正常使用，但如果出现故障造成的工期延误如何承担，如出现故障如何及时补救，这些都需在租赁前沟通到位。
5、 租赁协议签署
一定要在协议中尽可能的详细，包括突发事件的处理等细节都标清楚，双方要签字盖章生效，也可以再增加现场验收单，作为协议补充。
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