网络时代让信息交换的空间极大的延展，人与人交流的距离却无限的缩短了，如此一来，很多人的认识便产生了一个误区，认为地域的跨越已经不再是信息及时准确交换的限制因素，从而，产生了许多的由于信息不对称引发的纠纷。
曾经听某位朋友跟我讲过一次亲身经历的事件，2013年12月下旬，朋友的公司在西南片区的一个城市举办了一场会议，由于是异地办会，前期会场选址、物料租赁、场地包装等筹备工作，主要是通过互联网上寻找到的供应商，通过前期线上沟通，对方极其配合，所有的图片、案例等也及时、完整的进行了交换，会场平面图、布置方案、设备安装、人员调配等相关细节，均通过网络沟通方式得以一一落实，最终双方确认，会议在该城市某家四星级酒店举行。
然而，当会务组提前2天抵达该会议酒店时，却发现了几个非常严重的问题，首先是酒店没有供暖，原因是南方城市的供暖期是1月份开始，前期沟通中双方只是确认了酒店有供暖设备，却忽略了供暖时间的问题。其次，酒店会场中的wifi带宽只能满足5--8台电脑正常上网，而此次会议却需要进百人同时登陆互联网。就因为这两个问题，虽然，会务组紧急做了很多的弥补措施，但是最终依然未能避免大多数参会嘉宾怨声载道的后果。
上述问题，可能曾经发生在我们某些人的身上，似乎惯常的结果总是相互抱怨一番，最终不了了之，事后，我们很少有人能回过头来，认真的想想问题到底出在什么地方，其实，除了整体市场发展中缺乏标准化，行业没有直属政府主管部门之外，主办方与接待方之间的沟通专业度也存在着非常严重的问题和病垢。作为会议活动具体实施者，我们凭借的是丰富于常人的专业会议执行经验，说白了，就是我们考虑的问题要非常全面，具有常人所不具备的预见性。
考虑到现实存在的费用问题，我们不可能所有的会议活动之前，都派人进行实地考察，所以，线上沟通是必不可少的，也是非常便捷的，只要我们用心沟通，凭借我们的专业知识，在活动开始之前，通过充分的准备工作，最终一定可以圆满的完成主办方的要求的。作为会议前期筹备人员，应该具备丰富全面的未知环境数据调研能力，比如会场的地理位置、周边环境、交通拥堵情况、停车资源、会场长宽高数据、设备安放位置、温度控制、安全通道等都要逐项落实清楚，并辅助实时图片对比。
除此之外，我们建议在通过互联网寻找目的地供应商时，最好能选择连锁型会议接待企业，同时一定要尽量多的浏览不同企业网站信息，通过网站更新维护情况、案例展示信息、数据真实程度等等因素，最终确定合作单位，哪些好不注重网站内容维护，从来不进行信息更新的站点，只是通过搜索引擎竞价排名来获取点击量的站点，可信程度远远低于那些认真更新的企业网站。
会议会展行业需要更多的有经验、有热情的人才加入，通过大家共同的努力，最终才有可能将这个行业向快速、健康发展的方向推进。