参加人数超过200人的会议活动，我们就可以将其称之为大型会议活动了，针对这样规模的活动，前期需要筹备的内容是非常多的，一定要委托专业的、具有丰富执行经验的会议公司作为供应商，为您提供服务。
如果您的会议只是简单的在会场中开开会，其他的环节都不需要的话，那么只需要公司委派几名做事认真、注意细节的同事筹备就可以了，只要寻找到满足需求的场地，确定场地的价格、空间、摆台形式、财务结算即可。
中国物流与采购信息化推进大会上的中寰北斗物流网启动仪式
如果接待类似2014中国物流与采购信息化推进大会暨物流企业CIO峰会
这样规模的会议活动时，则需要相当专业的团队以及具有丰富工作经验的人员来完成了。
然而，大多数时候，超过200人以上的会议活动，往往需求内容是非常宽泛的，比如前期的流程策划、主视觉设计、会场布置、设备安装、人员调度、现场执行等等，这些只是泛泛的说词，如何既保证合理的费用成本支出，有要保证整体活动顺畅有序的进行，最终圆满实现会议预期目标，这个才是考量一个会议活动成功与否的关键所在。
曾经执行过一次500人参与的活动中，客户在活动开始之前的不到一周时间，找到了我们，在这之前除了酒店及会场已经定好之外，其余的活动内容均为开始筹备，通过沟通了解到，会务组早在活动之前两个多月的时间就开始运作了，只是由于之前委托的当地服务商是一家旅行社，由于缺乏对正式会议活动的接待经验，导致活动临近时还没有落实完善。
在这里，我们跟大家分享一下米廷会展在接待大型会议活动时的工作流程，首先，活动开始之前，要详细的了解客户的互动地点、主题思想等条件内容，根据客户需求结合主办方的思路设计制作主视觉相关的图案、效果图、平面图等，并与客户商榷。其次，物料清单的列取要详细、明确，务求精准，针对每一项物料要配以说明文字，双方认可后方可以进行制作、调度。第三，进场之前要跟场地方充分沟通，明确场地方安全、保证要求，并编写详细的施工、进场须知，配发给每一位现场执行人员，严格做到安全第一、不破坏场地。并在活动结束后配合主办方与场地方及时办理撤场工作。
看起来很简单的内容，真正想要有条不紊的进行是很难的，会议执行公司执行人员要有丰富的经验，并且要有高度的责任感，不论前期做了多麽细致的安排，现场执行过程中总会有突发事件出现，如何科学合理的解决这些突发事件，也是考量一个会议执行公司是否合格的重要标准，一定要以执行手册为参考，以保证会议活动顺畅进行为首要条件，本着严肃、认真、负责的态度才能最终圆满完成会议活动的执行。